Der B2B-Bereich (Business-to-Business) beschreibt die Geschäftsbeziehungen zwischen
zwei oder mehr Unternehmen. Seit dem 01.01.2025 besteht die grundsätzliche
Verpflichtung, bei Vorliegen der Voraussetzungen im B2B-Bereich Rechnungen
in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen und zu versenden. Nach
einem Jahr ist es nun Zeit für ein Zwischenfazit zur Umsetzung in der Praxis.
Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, besteht bereits jetzt für jedes inländische
Unternehmen. Dafür genügt im Prinzip ein E-Mail-Postfach. Hinsichtlich
der Pflicht, selbst auch E-Rechnungen ausstellen zu müssen, läuft die erste Übergangsphase
noch bis 31.12.2026. Bis dahin ist der Versand von Papierrechnungen
oder von Rechnungen in anderen Formaten noch möglich, sofern der Empfänger
(konkludent) zustimmt. Ab dem 01.01.2027 müssen nur Unternehmen mit einem Jahresumsatz
in 2026 von mehr als 800.000 Euro zwingend E-Rechnungen versenden.
Für alle anderen Unternehmer gilt die vollständige Pflicht zur Erteilung von ERechnungen
erst ab 01.01.2028. Bis dahin sollten alle technischen Schwierigkeiten
gelöst sein. Die Übersendung von Papier- oder PDF-Rechnungen ohne strukturierte
Daten ist dann nicht mehr zulässig. Lediglich Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro),
Rechnungen von Kleinunternehmern oder Rechnungen an private Endkunden (B2C)
müssen nicht in einem E-Rechnungsformat erstellt und versendet werden.
Obwohl es EU-weit Normen gibt (EN 16931), berichten Unternehmen, dass unklare
Anforderungen und Validierungsregeln bestehen. Bemängelt wird auch, dass unterschiedliche
Standards zwischen E-Rechnungspflicht nach Umsatzsteuerrecht und
anderen Vorschriften bestehen, was zu Unsicherheiten führt. Da die Umstellung oft
Investitionen in Software, Schulung oder externe Beratung verursacht, erscheint der
Aufwand gerade bei kleineren Firmen, die nur wenige Rechnungen erstellen, unverhältnismäßig
hoch.
Zusammengefasst ist zu sagen, dass die Vorteile der verpflichtenden E-Rechnung
eindeutig auf der Hand liegen, weil sie sowohl in den Unternehmen als auch in der
Finanzverwaltung den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und damit zum Bürokratieabbau
beiträgt. Sobald eine Lösung eingerichtet ist, sinkt der Aufwand massiv.
Positiv ist zu berichten, dass es lediglich technische Hürden gibt bzw. nur eine mangelnde
Systemintegrationen noch Schwierigkeiten bereitet.
Hinweis:
Unternehmen sollten ihre Verfahrensdokumentation (GoBD) an die E-Rechnungspflicht anpassen
und sicherstellen, dass strukturierte Datensätze revisionssicher archiviert werden.